Opdrachtbevestiging
Iedere inzet leggen we vast in een opdrachtbevestiging met functies, aantallen, tijden en gemaakte afspraken — zodat er voor beide kanten geen onduidelijkheid ontstaat.
Voor opdrachtgevers
Personeel nodig zonder gedoe?
Voor events, producties, podiumbouw, logistiek en horeca regelen wij functies, aantallen, planning, briefing, accreditatie, urenregistratie en begeleiding op locatie — van losse inzet tot terugkerende projectondersteuning.
- Snelle aanvraag
- Heldere planning
- Briefing
- Terugkoppeling
Zo werkt samenwerken
Snelle aanvraag
Deel datum, locatie, functies en aantal — wij denken mee.
Voornamelijk loondienst & payroll
Het merendeel van onze medewerkers werkt via loondienst of payroll. Zzp zetten we alleen in waar dat past bij de opdracht.
Planning vrijwel 24/7 bereikbaar
Tijdens kantoortijden altijd via telefoon, WhatsApp en mail. Bij lopende producties houden we ook daarbuiten actief een lijn open voor spoed.
Gecontroleerde urenregistratie
Uren lopen via een roosterapp, worden op locatie gecontroleerd en pas na jouw akkoord verwerkt richting facturatie.
Eén vast aanspreekpunt per opdracht
Van aanvraag tot afhandeling weet je precies wie je planner is — geen wisselende contactpersonen.
Voor opdrachtgevers
Personeel evenementenbureau én horeca — zonder gedoe op de vloer
Of je nu event crew nodig hebt voor een festivalproductie, stagehands voor load-in, of restaurantpersoneel voor piekdrukte: Helping Hands Agency bezet praktische functies met duidelijke briefing. Start via contact, bekijk alle diensten of ga gericht naar event crew, stagehands of horeca personeel.
Voor wie wij werken
- Event- en productiebedrijven
- Festival- en concertorganisatoren
- Horeca- en cateringpartijen
- Restaurants en horecalocaties
- Beurzen en zakelijke events
- Stadion- en locatieproducties
Welke functies wij leveren
- Event crew
- Horeca support
- Stagehands
- Productie assistentie
- Logistieke ondersteuning
- Teamcaptains
Personeel voor restaurants en horeca
Heb je tijdelijk extra personeel nodig voor bediening, keuken, bar of afwas? Helping Hands levert praktische mensen voor piekmomenten, ziekte, events, terrasdrukte en tijdelijke bezetting.
Restaurantpersoneel aanvragenZo werkt samenwerken
01
Aanvraag
Je deelt datum, locatie, tijden, functies en aantal mensen.
02
Bezetting
Wij stemmen crew af op ervaring, beschikbaarheid en type productie.
03
Briefing
Heldere afspraken over aankomst, kleding, taken en aanspreekpunten.
04
Uitvoering
Crew op locatie — met één vast aanspreekpunt bij Helping Hands.
Zekerheid
Zekerheid tijdens iedere inzet
Praktische afspraken en controles die ervoor zorgen dat je weet wat je krijgt — van bevestiging tot uitvoering op locatie.
Gecontroleerde medewerkers
Onze crew wordt vooraf beoordeeld op ervaring, beschikbaarheid en geschiktheid voor de functie. Waar relevant checken we certificaten voordat iemand wordt ingepland.
Accreditatie
Vraagt jouw locatie of productie om accreditatie? Dan stemmen we de aanlevering van namen en gegevens af op jullie proces en deadline.
Persoonlijke beschermingsmiddelen
Onze crew werkt met de juiste PBM's waar dat nodig is. Welke PBM's precies vereist zijn, verschilt per locatie en opdracht — dit stemmen we vooraf af in de briefing.
Controle op locatie
Bij grotere inzetten stuurt een teamcaptain of crewchief de groep aan, bewaakt de kwaliteit en is rechtstreeks aanspreekbaar tijdens de dienst.
Bereikbare planning
Vragen of wijzigingen tijdens de dienst? Onze planning is tijdens kantoortijden altijd bereikbaar en houdt tijdens lopende producties ook daarbuiten een lijn open.
Personeelsvormen en accreditatie
Voornamelijk loondienst en payroll — zzp alleen waar het past
Het merendeel van onze medewerkers werkt via loondienst of payroll. Voor payroll werken we samen met Fooks Payrolling, zodat dienstverbanden, verloning en aanverwante administratie professioneel geregeld zijn.
In een beperkt aantal gevallen zetten we een zzp'er in, wanneer dat beter aansluit bij de opdracht of specialistische functie. Dit melden we vooraf, en de inzet wordt vastgelegd in onze administratie.
Loondienst
De basis van onze crew werkt in loondienst bij Helping Hands Agency.
Payroll (Fooks Payrolling)
Voor een deel van de inzet werken we via payroll, met Fooks Payrolling als partner.
Zzp (uitzondering)
Alleen wanneer dit past bij de opdracht — vooraf gemeld en intern vastgelegd.
Aansprakelijkheid en verzekering
Onze medewerkers zijn voor hun inzet verzekerd op een manier die past bij hun dienstverband — loondienst, payroll of zzp. Voor payroll loopt dit via onze partner Fooks Payrolling.
De precieze dekking, aansprakelijkheidsverdeling en verzekeringsvoorwaarden leggen we niet los op deze pagina vast: die staan in de opdrachtbevestiging en onze algemene voorwaarden. Wil je dit vooraf doornemen, vraag dan gerust onze voorwaarden op.
Urenregistratie en controle
Van registratie tot jouw goedkeuring
Drie stappen die ervoor zorgen dat uren kloppen voordat ze naar facturatie gaan.
- 01
Registratie via roosterapp
Crew checkt in en uit via onze roosterapp, direct op locatie. Zo staat de basis van de urenregistratie vanaf de eerste minuut vast.
- 02
Controle op locatie
Een teamcaptain, crewchief of planner vergelijkt de geregistreerde uren met de planning en signaleert afwijkingen zo vroeg mogelijk.
- 03
Goedkeuring door opdrachtgever
Jij of je contactpersoon op locatie accordeert de uren. Bij afwijkingen nemen we eerst contact op, voordat uren definitief worden verwerkt richting facturatie.
Uitval, bereikbaarheid en vervanging
Eerlijk over wat wij wel en niet kunnen garanderen
Valt een medewerker onverwacht uit door ziekte of een calamiteit, dan proberen we zo snel mogelijk vervanging te regelen vanuit beschikbare crew. In de meeste gevallen lukt dit — maar we garanderen niet dat er op elk moment van de dag, voor elke functie, direct een vervanger beschikbaar is. Bij zeer kort dagelijkse spoed of specialistische functies kan vervanging tijd kosten.
Tijdens kantoortijden is onze planning altijd bereikbaar via telefoon, WhatsApp en mail. Bij lopende producties houden we ook buiten kantoortijden actief een lijn open voor spoedmeldingen. Dit is een actieve inspanning om bereikbaar te zijn wanneer het nodig is — geen garantie dat iedere melding op ieder moment van de nacht direct wordt opgepakt.
In de praktijk
Snel schakelen, eerlijk communiceren
Bij uitval gaan we direct op zoek naar een oplossing — en laten we het weten als iets écht niet lukt.
Bespreek jouw personeelsplanning
Deel je planning en wij denken mee over functies en aantallen. Spoed? Bel of app ons direct op 06 5741 6338.
Minimale afname en annuleringen
Duidelijke afspraken, geen verrassingen achteraf
Minimale afname
Per medewerker per inzet hanteren wij standaard minimaal 5 declarabele uren, tenzij in de opdrachtbevestiging schriftelijk iets anders is afgesproken. Dit geldt ook bij een kortere daadwerkelijke inzet.
Jij wijzigt of annuleert de opdracht
Geef wijzigingen en annuleringen zo vroeg mogelijk door. Hoe eerder wij dit weten, hoe beter we crew elders kunnen inzetten. De exacte termijnen en eventuele gevolgen staan in de opdrachtbevestiging en onze algemene voorwaarden.
Eén medewerker valt individueel uit
Een ziekmelding of no-show van één crewlid is geen annulering van de hele opdracht. Wij proberen direct vervanging te regelen — zie ook 'Uitval, bereikbaarheid en vervanging' hierboven.
Helping Hands moet een toezegging intrekken
Komt dit uitzonderlijk voor, dan laten we dit zo snel mogelijk weten en denken we actief mee over een oplossing. Eventuele financiële afspraken hierover staan — indien van toepassing — in de opdrachtbevestiging of voorwaarden, niet standaard op deze pagina.
De volledige afname-, wijzigings- en annuleringsvoorwaarden staan in de opdrachtbevestiging en onze algemene voorwaarden. Vraag onze voorwaarden op.
Team achter de planning
Wie je aan de lijn krijgt
Geen anoniem callcenter — een klein, vast team dat jouw opdracht kent.
Tyrone van der Schagt
Eigenaar en opdrachtgeverrelaties
Mesbah Kashit
Planning en crewcoördinatie
Marieke
HR en personeelszaken
Avond- en calamiteitenplanning
Tijdens lopende producties buiten kantoortijden schuift het planningsteam de bereikbaarheid onderling door, zodat er bij spoed altijd iemand vanuit het team te bereiken is.
Teamcaptains en crewchiefs
Bij grotere inzetten sturen ervaren teamcaptains en crewchiefs de crew aan op locatie: zij bewaken kwaliteit, briefing en zijn rechtstreeks aanspreekbaar tijdens de dienst.
Checklist
Benodigde opdrachtinformatie
Hoe vollediger de briefing vooraf, hoe beter wij crew kunnen voorbereiden — en hoe minder er op de dag zelf hoeft te worden uitgezocht.
Basis van de aanvraag
- Datum
- Locatie
- Start- en eindtijd
- Functie(s) en aantal mensen
- Contactpersoon op locatie
Op locatie
- Kledingvoorschriften
- Pauzes
- Parkeer- en laadmogelijkheden
- Reis- en verblijfsafspraken (indien van toepassing)
Veiligheid en toegang
- Vereiste PBM's
- Vereiste certificaten
- Accreditatieproces en deadline
Administratie
- Naam crewchief of aanspreekpunt tijdens de dienst
- Wie tekent de uren voor akkoord
- Afspraken over overwerk of wijzigingen tijdens de dienst
- Factuurreferentie of PO-nummer
Veelgestelde vragen
Vragen van opdrachtgevers
Over sectoren, personeelsvormen, uren, uitval, afname en briefing.
Events, festivals, concerten, beurzen, stadions, horeca, restaurants, keuken, bar, stagebouw, productie, logistiek en hospitality.
Na bevestiging ontvangt de crew duidelijke info over aankomst, kleding, taken, locatie en aanspreekpunt. Jij houdt één vast contact bij Helping Hands.
Ja. Denk aan bediening, hosts, runners, bartenders, barbacks, keukenhulpen, afwassers en zelfstandig werkend koks voor piekdrukte of tijdelijke bezetting.
Nee. Logo’s en namen geven projectervaring en inzetgebieden weer. Officiële partnership claimen we alleen als dat expliciet vermeld staat.
Het merendeel van onze medewerkers werkt via loondienst of payroll — voor payroll werken we samen met Fooks Payrolling. Zzp zetten we alleen in als dat beter past bij de opdracht; dit melden we vooraf en leggen we vast in onze administratie.
Onze medewerkers zijn voor hun inzet verzekerd op een manier die past bij hun dienstverband. De precieze dekking en aansprakelijkheidsafspraken leggen we niet op de website vast — die staan in de opdrachtbevestiging en onze algemene voorwaarden. Vraag ze gerust op via contact.
Crew checkt in en uit via een roosterapp op locatie. Een teamcaptain, crewchief of planner controleert de uren aan de hand van de planning, waarna jij of je contactpersoon op locatie de uren accordeert voor verwerking.
Bij afwijkingen nemen wij eerst contact met je op om dit uit te zoeken, voordat uren definitief worden verwerkt richting facturatie. Zo voorkomen we discussie achteraf.
We proberen zo snel mogelijk vervanging te regelen vanuit beschikbare crew. Dit lukt in de meeste gevallen, maar we kunnen niet garanderen dat er op elk moment, voor elke functie, direct een vervanger klaarstaat — vooral bij zeer kort dagelijkse spoed of specialistische functies.
Tijdens kantoortijden zijn we altijd bereikbaar via telefoon, WhatsApp en mail. Bij lopende producties houden we ook daarbuiten actief een lijn open voor spoedmeldingen — dit is geen garantie dat elke melding letterlijk elke minuut van de nacht direct wordt opgepakt.
Ja. Per medewerker per inzet rekenen wij standaard minimaal 5 declarabele uren, tenzij in de opdrachtbevestiging schriftelijk iets anders is afgesproken.
Hoe eerder je een wijziging of annulering doorgeeft, hoe beter we crew elders kunnen inzetten. Een individuele ziekmelding of no-show van één crewlid geldt niet als annulering van de hele opdracht. Exacte termijnen en eventuele gevolgen staan in de opdrachtbevestiging en onze algemene voorwaarden.
Onze algemene voorwaarden delen we op aanvraag. Vraag ze op via contact, dan sturen we ze je toe voordat je een opdracht bevestigt.
Crew nodig op korte termijn?
Stuur je planning door en wij denken mee over de juiste bezetting.